Как правильно выдавать гражданам договоры передачи квартир в собственность: оформлять дубликаты или заверенные копии, если нотариуса нет?

При отсутствии нотариуса администрация не может оформить юридически полноценный дубликат договора передачи квартиры, поскольку механизм выдачи дубликатов для договоров в простой письменной форме законодательством не установлен. В такой ситуации гражданам выдаются заверенные копии договора либо документ, оформленный как дубликат в соответствии с правилами делопроизводства, установленными самой администрацией.

Обоснование:

Понятия «дубликат» и «копия» ГОСТ Р 7.0.8‑2025 определяет:

• дубликат — повторный экземпляр подлинника, создаваемый для его замены;

• копия — документ, воспроизводящий содержание и внешние признаки подлинника полностью или частично.

Для договоров, заключенных в простой письменной форме (в том числе договоров передачи квартир в собственность), нет установленного законом порядка оформления дубликата. Это означает, что орган местного самоуправления не может выдать дубликат, имеющий силу оригинала, по аналогии с нотариальными документами.

Администрация вправе:

• выдать заверенную копию договора (с отметкой «Копия верна», подписью уполномоченного лица и печатью при наличии);

• оформить документ как «дубликат» по правилам собственной Инструкции по делопроизводству, если такая возможность предусмотрена локальными актами.

Инструкция по делопроизводству администрации может содержать:

• порядок выдачи копий;

• порядок оформления дубликатов документов, созданных в ходе деятельности органа;

• требования к заверению и регистрации таких документов.

Именно локальные акты определяют, как правильно оформить повторный экземпляр договора, если это допускается внутренними правилами.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».