Эксперты Роструда напомнили, что порядок хранения персональных данных определяется Законом о персональных данных. Он допускает хранение сведений о работнике только при соблюдении двух условий:

- наличие письменного согласия работника на обработку и хранение данных;
- хранение данных не дольше, чем этого требуют цели их обработки.

Что с личными делами работников

Закон не устанавливает специального порядка ведения личных дел. Поэтому вопрос хранения документов решается с учетом общих требований законодательства о персональных данных.

Роструд указал: хранение в личном деле копий таких документов, как:

- паспорт,
- СНИЛС,
- ИНН,
- документы об образовании,
- свидетельства о рождении детей,
- свидетельство о браке,
- военный билет,
- и другие документы,
допускается только при наличии письменного согласия работника.

Что делать при отсутствии согласия

Если согласие не получено:

- копии документов не могут храниться в личном деле;
- их необходимо вернуть работнику или уничтожить в установленном порядке.

Заключение 

Работодателю важно:

- получить письменное согласие на хранение персональных данных;
- хранить документы только в объеме, необходимом для целей обработки;
- исключить из личных дел копии документов, на хранение которых согласие не предоставлено.

Ответ Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ" (июнь 2026 г.).

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".