С 2026 года Минфин увязал бухгалтерские записи с конкретными первичными документами: для каждой записи определен документ‑основание. Это затронуло и порядок оформления операций с материальными запасами при недостачах, хищениях и выявлении брака.
Какие документы предусмотрены
В Допустимых бухгалтерских записях для казенных учреждений и органов власти при выявлении недостач, хищений, брака материальных запасов предусмотрено использование:
- Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460);
- Решения о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440).
Отсюда возникает вопрос: нужно ли признавать материальные запасы неактивом при недостачах, хищениях и браке?
Недостачи и хищения: признавать неактивом не нужно
При установлении факта недостачи или хищения:
- имущество фактически отсутствует;
- оно списывается только на основании Акта о списании (ф. 0510460);
- Решение (ф. 0510440) не оформляется, поскольку объект НФА отсутствует и не может быть принят на забалансовый счет 02.
Профильная комиссия не принимает решение о соответствии недостающего имущества критериям актива – объект уже выбыл.
Эта логика подтверждена Допустимыми бухгалтерскими записями для казенных, бюджетных и автономных учреждений: при недостачах и хищениях любых НФА применяется акт о списании, а не признание неактивом.
Выявление брака: признавать неактивом нужно
Если материальные запасы признаны браком в процессе эксплуатации, они:
- признаются неактивами;
- оформляются Решением о прекращении признания активами (ф. 0510440).
Рекомендации для учетной политики (графика документооборота)
Казенным учреждениям, органам власти и МСУ следует закрепить:
- при недостачах и хищениях – применение Акта о списании (ф. 0510460);
- при выявлении брака – оформление Решения (ф. 0510440).
Заключение
- Недостачи, хищения: материальные запасы не признаются неактивами, оформляется только акт о списании.
- Брак в эксплуатации: материальные запасы признаются неактивами, оформляется решение.
Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".
