Может ли работодатель хранить в личном деле работника документы об образовании?

Работодатель не вправе хранить оригиналы документов об образовании. Хранение копий допускается только при наличии письменного согласия работника и при условии, что такое хранение не является избыточным для целей обработки персональных данных.

Обоснование:

Вопрос хранения документов об образовании регулируется нормами трудового законодательства и законодательства о персональных данных.

1. Документы, предоставленные при приеме на работу

Ст. 65 ТК РФ позволяет работодателю запрашивать документы об образовании, если выполнение трудовой функции требует специальной подготовки. Прямого запрета на хранение копий нет, однако:

• хранение копий может быть признано избыточным (позиция Роскомнадзора и судебной практики);

• для законного хранения требуется письменное согласие работника с указанием конкретной цели обработки (ст. 21 Закона № 152-ФЗ);

• при отсутствии законной цели копии должны быть возвращены работнику или уничтожены.

2. Документы, полученные в процессе обучения за счет работодателя

Дипломы, удостоверения, сертификаты — личные документы работника, независимо от того, кто оплачивал обучение. Работодатель обязан:

• принять документ для внесения сведений в кадровые формы;

• вернуть оригинал работнику;

• хранить копию только при наличии письменного согласия и при отсутствии избыточности.

Оптимальный вариант: внести сведения об образовании в личную карточку работника и не хранить копии, если нет объективной необходимости.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".