Должна ли в образовательном учреждении быть инструкция по делопроизводству, если в штате есть специалист по кадрам и секретарь руководителя?

Наличие специалиста по кадрам и секретаря не обязывает учреждение иметь отдельную инструкцию по делопроизводству. Ее вводят только при реальной необходимости упорядочить документооборот.

Обоснование

Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом, который учреждение разрабатывает по своему усмотрению, если требуется единообразное оформление документов, четкое определение маршрутов их движения, регламентация работы с электронными документами и формирования дел.

Если документооборот небольшой, отлажен и не вызывает затруднений, обязательности утверждать инструкцию нет. Наличие должностей специалиста по кадрам и секретаря руководителя само по себе не создает юридической обязанности по введению такого документа.

При необходимости руководитель утверждает инструкцию приказом, определяет дату ее вступления в силу и назначает ответственного за контроль. Все работники, чья деятельность связана с документами, должны быть ознакомлены с инструкцией под подпись.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".