Органы местного самоуправления при организации хранения, комплектования и учета финансовых документов могут воспользоваться Методическими рекомендациями Росархива.

Рекомендации

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД), подведомственное Федеральному архивному агентству (Росархив), обновило Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Рекомендации ВНИИДАД можно найти в открытых источниках информации и правовых базах и содержат 287 страниц, в том числе более 40 страниц приложений с различной информации в табличном виде, примерами оформления документов, предназначенных для передачи в архив.

Данные рекомендации предназначены не только для работников архивов, но и для работников служб делопроизводства органов государственной власти и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений. Текст рекомендации написан доступно и понятно.

Момент настал!

В бухгалтерии всегда накапливается огромное количество документов: переписка с контрагентами, счета-фактуры, накладные, расчетные ведомости, приказы, учетные политики за разные годы и т.п. В лучшем случае все эти документы подшиты в папки и разложены в шкафы или стеллажи. Но наступает момент, когда документы уже текущего периода уже некуда положить, и тогда возникает потребность часть «старых» документов сдать в архив. Но архив просто так папки с документами не примет, такие папки должны быть правильно оформлены и подготовлены.

В рекомендациях бухгалтер найдет схемы по формированию номенклатуры дел, примеры оформления титульных листов для папок с различными документами, данные о сроках хранения документов и много другой информации.

В настоящее время в хозяйственной деятельности учреждений активно используются различные виды электронных документов. Поэтому Рекомендации содержат указания по комплектованию, хранению и учету электронных архивных документов.

Кроме того, Рекомендации содержат разъяснения по процедуре изъятия документов из архива, применению справочно-поисковых систем и т.п.

Рекомендации экспертов службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ»

Не стоит накапливать «тонны» деловых папок в бухгалтерии. Огромное количество документов мешают работе бухгалтеров, среди большого количества папок очень трудно быстро найти нужный документ.

Поэтому рекомендуем хотя бы раз в год отправлять в архив документы, которые уже проверены контролирующими органами и больше им неинтересны. А Рекомендации ВНИИДАД помогут подготовить такие документы для архивного хранения.

Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим экспертам через систему "СоветникПРОФ" или по телефону горячей линии 8-800-700-3-705 (для Вас звонок бесплатный по РФ).

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".