Приказами № 52н, № 61н и Методическими указаниями к ним предусмотрен широкий набор документов для оформления операций с подотчетными лицами. Однако в Допустимых бухгалтерских записях упоминаются не все формы, что создает противоречия при выборе первичного документа.

Когда применяется Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)

Методические указания к Приказу № 52н прямо устанавливают случаи, когда используется Отчет о расходах (ф. 0504520). Он формируется только для следующих операций:

- направление сотрудника в командировку;
- компенсация расходов на проезд и провоз багажа для работников Крайнего Севера и членов их семей;
- закупка малого объема (у единственного поставщика) через подотчетное лицо.

Форма содержит лишь два раздела – по командировкам/компенсациям и закупкам малого объема. Поэтому она не подходит для иных видов расходов подотчетного лица.

Что указано в Допустимых бухгалтерских записях

Допустимые бухгалтерские записи предлагают использовать Отчет (ф. 0504520) для всех случаев подтверждения расходов подотчетного лица, включая:

- выплаты через подотчетное лицо социальных пособий и компенсаций;
- операции подотчетного лица‑раздатчика;
- любые иные расходы, не связанные с командировками и закупками.

Этот подход противоречит Методическим указаниям, поскольку форма 0504520 не предназначена для таких операций.

Когда целесообразно применять Авансовый отчет (ф. 0504505)

Несмотря на то, что Авансовый отчет (ф. 0504505) не упоминается в Допустимых бухгалтерских записях, он является корректной формой для всех иных расходов подотчетных лиц.

Такой подход:

- применяется Федеральным казначейством в Графике документооборота;
- позволяет прикладывать подтверждающие документы (например, Платежные ведомости ф. 0504403).

Рекомендуемый порядок оформления (закрепить в учетной политике)

Хозяйственная ситуация – приняты к учету суммы расходов подотчетного лица

1. Отчет о расходах (ф. 0504520) оформляется:

- при направлении сотрудника в командировку;
- при закупках через подотчетное лицо;
- при возмещении расходов на проезд в отпуск и обратно.

2. Если расходы не связаны с командировкой, компенсацией проезда или закупкой:

- оформляется Авансовый отчет (ф. 0504505)
- либо иной документ, предусмотренный учётной политикой или графиком документооборота.

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".