Каковы обязательные требования к содержанию личных дел сотрудников муниципальных учреждений, не являющихся муниципальными служащими?

Для работников муниципальных учреждений, не относящихся к муниципальной службе, состав и порядок ведения личных дел определяются локальными актами учреждения, но должны соответствовать требованиям трудового, архивного и персонального законодательства. Рекомендуемый состав личного дела включает основные кадровые документы, связанные с трудовой деятельностью работника.

Обоснование:

Для работников, не являющихся муниципальными служащими, ведение личных дел не регламентировано отдельным федеральным законом (в отличие от ФЗ № 25‑ФЗ). Однако содержание и порядок ведения личных дел должны соответствовать ряду нормативных актов:

• Трудовому кодексу РФ — регулирует порядок приема на работу и ведение кадровых документов.

• Федеральному закону № 152‑ФЗ — устанавливает требования к защите персональных данных.

• Федеральному закону № 125‑ФЗ и Приказу Росархива № 236 — определяют сроки хранения личных дел (50 или 75 лет).

• Локальному акту учреждения — Положению о ведении личных дел, которое является основным документом, определяющим состав и порядок ведения дел.

Рекомендуемый состав личного дела

(конкретный перечень определяется локальным актом учреждения)

• заявление о приеме на работу;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• копия паспорта;

• копии документов об образовании и квалификации;

• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;

• трудовой договор и дополнительные соглашения;

• приказы о приеме, переводах, изменении условий труда, поощрениях, взысканиях, увольнении;

• личная карточка (форма Т‑2 — ведется по усмотрению работодателя);

• копии СНИЛС и ИНН;

• документы воинского учета;

• согласие на обработку персональных данных;

• медицинская книжка (если требуется по должности);

• документы о прохождении аттестации, повышении квалификации.

Порядок ведения личных дел

• Личное дело заводится после издания приказа о приеме на работу.

• Документы размещаются в хронологическом порядке.

• Обязательно составляется внутренняя опись документов.

• Доступ к личным делам ограничен, хранение — в закрывающихся шкафах или сейфах.

• В личное дело не включаются документы, не связанные с трудовой деятельностью (бытовые справки, личные фото и др.).

• Даже при отсутствии личных дел все кадровые документы должны храниться 50–75 лет согласно архивным требованиям.

Для точного определения состава личных дел в конкретном учреждении необходимо изучить его локальное Положение о ведении личных дел. Если такого документа нет, его следует разработать и утвердить.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".