Какие документы должны находиться в личном деле специалиста‑делопроизводителя при поступлении на работу (помимо трудового договора и приказа о приеме), если работник не является муниципальным служащим?

Обязательного перечня документов для личного дела не установлено. Работодатель вправе самостоятельно определить состав личного дела, но при этом обязан соблюдать требования закона о персональных данных и не допускать избыточной обработки сведений работника.

Обоснование:

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел для работников государственных и муниципальных учреждений, за исключением отдельных категорий — государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Закона № 25‑ФЗ, ст. 42 Закона № 79‑ФЗ). Специалист‑делопроизводитель к таким категориям не относится, поэтому решение о ведении личного дела и его составе принимает работодатель.

Любые документы, содержащие сведения о работнике, являются персональными данными (п. 1 ст. 3 Закона № 152‑ФЗ). Их обработка допускается только при соблюдении требований Закона № 152‑ФЗ и ст. 86 ТК РФ:

• работодатель обязан определить конкретные цели обработки персональных данных;

• объем данных не должен быть избыточным (ч. 2, 5 ст. 5 Закона № 152‑ФЗ);

• необходимо согласие работника, если обработка не подпадает под цели, указанные в ст. 6 Закона № 152‑ФЗ;

• обработка должна быть совместима с целями их получения.

Судебная практика подтверждает риск признания хранения копий отдельных документов незаконным, даже при наличии согласия работника (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет и др.), если такие копии не нужны для целей обработки.

С точки зрения кадрового учета личное дело обычно включает документы, связанные с трудовой деятельностью, и не выходящие за пределы целей, предусмотренных ст. 86 ТК РФ:

• трудовой договор;

• приказ о приеме;

• приказы о переводах;

• приказы об отпусках;

• документы о дисциплинарных взысканиях;

• приказ об увольнении.

Именно эти документы формируют историю трудовых отношений и не создают риска избыточной обработки персональных данных.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".