В каком виде образовательному учреждению необходимо вести инвентарные карточки основных средств?

Инвентарные карточки учета нефинансовых активов обязательно ведутся по форме 0509215. Учреждение вправе применять их в электронном виде либо на бумажном носителе, если отсутствует техническая возможность электронного документооборота или это прямо установлено нормативными актами. Выбранный способ ведения карточек должен быть закреплен в учетной политике.

Обоснование

Для индивидуального учета объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 руб., непроизведенных и нематериальных активов, прав пользования НМА, а также объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 руб. применяется Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215). Форма и методические указания утверждены приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, а рекомендации по ее заполнению доведены письмом Минфина от 31.08.2023 № 02‑06‑07/83273.

Карточка открывается при принятии объекта к учету и закрывается при его списании (утилизации, продаже, безвозмездной передаче). С 01.01.2024 ее применение обязательно для всех учреждений бюджетной сферы.

Форма 0509215 может вестись:

• на бумажном носителе — если нет технической возможности вести электронные документы или если это требуется законом;

• в электронном виде — с подписанием простой электронной подписью ответственного исполнителя бухгалтерской службы.

Бумажные документы могут быть заполнены собственноручно либо сформированы программными средствами с последующим подписанием на бумаге.

Выбранный формат ведения карточек должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

С 2026 года учет ведется по федеральным стандартам:

• Единый план счетов государственных финансов (приказ Минфина России № 121н);

• План счетов бюджетного учета (приказ № 132н);

• План счетов бюджетных и автономных учреждений (приказ № 133н).

С 14 апреля 2026 года действует приказ Минфина России № 193н, утвердивший Инструкцию по применению Плана счетов бюджетного учета. В приложении к приказу приведены допустимые бухгалтерские записи, которые учреждения обязаны применять при ведении учета.

Методические рекомендации к стандарту «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений» (утв. Минфином 26.01.2026) содержат подробные проводки для отражения операций на счетах.

Таким образом, инвентарные карточки ф. 0509215 ведутся в бумажном или электронном виде в зависимости от возможностей учреждения, а порядок их ведения должен быть закреплен в учетной политике.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".