Какие документы подлежат обязательной прошивке в личное дело уволенного сотрудника учреждения культуры для передачи в архив?

Какие документы подлежат обязательной прошивке в личное дело уволенного сотрудника учреждения культуры для передачи в архив, и в какой последовательности они оформляются?

Обязательного перечня документов для прошивки не установлено, но в архив передается только документация, относящаяся к трудовым отношениям, оформленная в хронологическом порядке и подготовленная по правилам архивного хранения.

Обоснование:

Законодательство не содержит исчерпывающего перечня документов, которые работодатель обязан включать в личное дело уволенного работника. Состав личного дела определяется локальным нормативным актом учреждения.

При подготовке личного дела к архивному хранению применяются требования:

• Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

• Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;

• Закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Перед передачей дела в архив необходимо удалить документы, содержащие персональные данные, которые не относятся к трудовой деятельности (копии паспорта, СНИЛС, документы об образовании и др.). Такие данные подлежат уничтожению или обезличиванию (п. 7 ст. 5 Закона № 152‑ФЗ).

В личном деле оставляют только документы, связанные с работой сотрудника в учреждении культуры. Обычно включаются:

• трудовой договор и дополнительные соглашения;

• приказы о приеме, переводах, отпусках, увольнении;

• заявления работника по кадровым вопросам;

• личная карточка (форма Т‑2 или аналогичная);

• должностная инструкция;

• согласие на обработку персональных данных;

• иные документы, предусмотренные локальными актами работодателя.

Последовательность оформления личного дела для архива

1. Удаление лишних документов, не связанных с трудовыми отношениями.

2. Формирование хронологического порядка документов.

3. Нумерация листов.

4. Составление внутренней описи.

5. Оформление листа‑заверителя.

6. Прошивка (переплет) личного дела.

Эти действия соответствуют требованиям архивного оформления, установленным Приказом Росархива № 77.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".