Нужно ли восстанавливать дополнительные соглашения, если оформляются новые трудовые договоры взамен утраченных?

Да, дополнительные соглашения следует восстановить. Работодатель может оформить дубликаты всех утраченных соглашений либо одно обобщающее дополнительное соглашение, включающее все действующие условия. Оба варианта допустимы, поскольку порядок восстановления законом не установлен.

Обоснование

1. Законодательный порядок восстановления не установлен

Трудовой кодекс не содержит норм о восстановлении утраченных трудовых договоров и дополнительных соглашений. Поэтому работодатель вправе выбрать подход, который позволит корректно восстановить документальное подтверждение фактических условий труда.

2. Вариант 1: оформление дубликатов

Дубликат — это повторный экземпляр подлинника, полностью воспроизводящий его содержание. В дубликате указываются:

• пометка «дубликат»;

• первоначальная дата заключения;

• дата составления дубликата;

• все условия, содержащиеся в первоначальном документе.

Такой подход поддерживается разъяснениями Роструда.

3. Вариант 2: оформление нового трудового договора

Работодатель может составить новый договор, указав:

• текущую дату оформления;

• дату начала работы — фактическую дату допуска к работе (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 61 ТК РФ);

• дату заключения договора, совпадающую с датой начала работы, если работник был допущен до оформления письменного договора.

В новом договоре следует указать, что он составлен взамен утраченного.

4. Восстановление дополнительных соглашений

Наиболее корректным является восстановление всех утраченных дополнительных соглашений, с указанием:

• текущей даты оформления;

• даты заключения соглашения;

• даты начала работы в новых условиях;

• пометки «взамен утраченного».

Допустим также вариант составления одного дополнительного соглашения, включающего все действующие условия, если это не противоречит фактическим данным и удобно для оформления.

5. Документальное оформление восстановления

Рекомендуется:

• издать приказ о восстановлении трудовых договоров и дополнительных соглашений;

• приложить служебную записку об утрате документов;

• восстановить документы на основании:

  • приказов о приеме;

  • приказов о переводах;

  • личных карточек;

  • трудовых книжек.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".