Как организовать книги (журналы) учета приказов в учреждении?

Порядок ведения книг приказов учреждение определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (обычно — в инструкции по делопроизводству). Приказы регистрируются в журналах учета, которые могут быть раздельными по видам приказов. Нумерация ведется в пределах календарного года, регистрация допускается в бумажном или электронном виде.

Обоснование

Нормативные акты не устанавливают обязанности учреждений вести книги (журналы) учета приказов и не определяют их обязательный формат. Поэтому порядок ведения таких журналов закрепляется в локальном нормативном акте — положении или инструкции по делопроизводству.

Для упорядочения документооборота все приказы подлежат регистрации. Журнал учета позволяет фиксировать распорядительные документы, обеспечивать доступ к ним и контроль исполнения. В учреждении могут вестись несколько журналов — по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

Классификация приказов закреплена в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Выделяются три группы:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Нумерация приказов обычно ведется в пределах календарного года. Регистрационный номер может включать буквенный индекс дела по номенклатуре (например, ОД, К) и цифровой индекс регистрации. Регистрация допускается как в бумажном, так и в электронном виде.

В качестве ориентира можно использовать инструкции по делопроизводству федеральных органов (например, МЧС России), где подробно описаны виды приказов и порядок их регистрации.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".