В практике учреждений нередко возникает ситуация, когда подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету копию кассового чека, а оригинал утрачен. Возникает вопрос: допустимо ли принять такую копию к учету и подтвердить расходы?

Восстановление кассового чека – первоочередной вариант

Учреждение вправе обратиться к продавцу с просьбой восстановить чек ККТ.

Продавец обычно может получить дубликат:
- из фискального накопителя ККТ;
- через личный кабинет оператора фискальных данных.

Когда можно принять копию кассового чека

Если восстановить оригинал невозможно, допускается принять копию чека при соблюдении двух условий:

- копия содержит все обязательные реквизиты;
- на копии есть QR‑код, позволяющий считать и идентифицировать чек.

В этом случае копия может быть признана подтверждением произведенных расходов.

Какие риски нужно учитывать

Принятие копии чека создает риски для учреждения:

- подотчетник может получить компенсацию у работодателя по копии, а по оригиналу – получить возврат средств от продавца или компенсацию от других лиц;
- учреждение теряет возможность однозначно подтвердить уникальность документа.

Как снизить риски

Рекомендуется получить от подотчетного лица письменное объяснение, в котором указано:

- почему предоставлена копия, а не оригинал;
- при каких обстоятельствах оригинал был утрачен;
- подтверждение, что оригинал не использован для иных компенсаций.

Такое объяснение снижает риск претензий при проверках.

Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРО