Куда сообщить о смене фамилии сотрудника образовательного учреждения и как оформить документы?

Работнику следует предоставить работодателю документ, подтверждающий изменение фамилии. На основании этого документа кадровая служба оформляет изменение персональных данных во всех кадровых и учетных документах. Подача ЕФС‑1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» не требуется, поскольку меняется только фамилия, а не трудовая функция.

Обоснование: 

Работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных и представить документ‑основание: новый паспорт, свидетельство о заключении/расторжении брака, свидетельство о перемене имени или иной документ, подтверждающий изменение фамилии. Изменения в трудовых документах вносятся исключительно на основании подтверждающего документа.

Для трудовой книжки предусмотрено внесение записи об изменении фамилии с указанием реквизитов документа‑основания.

Рекомендуемая последовательность оформления кадровых действий:

1. Получить от работника заявление об изменении персональных данных.

2. Получить копию документа, подтверждающего изменение фамилии, и нового документа, удостоверяющего личность.

3. Издать приказ об изменении фамилии в кадровых документах. Пример формулировки: «В связи с изменением фамилии работника Ивановой Марии Петровны на Петрову Марию Петровну на основании свидетельства о заключении брака серии ___ № ___ от ___ внести соответствующие изменения в кадровые и учетные документы».

4. Внести исправления:

   • в личное дело;

   • в трудовой договор и дополнительные соглашения/учетные документы;

   • в личную карточку;

   • в документы по заработной плате;

   • в электронную систему кадрового учета;

   • в трудовую книжку (если ведется на бумаге).

Поскольку изменяется только фамилия уже работающего сотрудника, не требуется подавать ЕФС‑1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД». Это изменение персональных данных, а не изменение трудовой функции.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".