Ответ и обоснование:
Не менее 5 лет.
Обоснование:
Для документов КФД 0531859 и КФД 0531856 отдельного специального срока хранения в приказах Федерального казначейства не установлено. Эти документы регулируются прежде всего как формы, используемые для казначейского обслуживания, а срок их хранения определяется правилами хранения бухгалтерских (бюджетных) документов.
Форма КФД 0531856 «Сводная справка по кассовым операциям (ежедневная)» в настоящее время предусмотрена приложением № 11 к Порядку казначейского обслуживания, утвержденному приказом Казначейства России от 14.05.2020 № 21н.
Форма КФД 0531859 «Справка о свободном остатке средств бюджета» предусмотрена приложением № 10 к тому же Порядку. В ней отражаются, в частности, поступления и выбытия, распределение бюджетных данных и остаток средств бюджета на едином счете.
Для описанной Вами ситуации журнал операций по форме ОКУД 0504071 вместе с приложенными документами следует рассматривать как регистр бюджетного учета и первичные учетные документы, а не как обычную оперативную документацию.
В действующем Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (во вложении), установлено:
- ст. 276 — регистры бухгалтерского (бюджетного) учета, в том числе журналы операций по счетам, хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии);
- ст. 277 — первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы также хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). При возникновении споров и разногласий документы сохраняются до принятия решения по делу.
Мы бы не рекомендовали уничтожать КФД 0531856 и 0531859 через пять лет автоматически, не проверив номенклатуру дел финансового органа.
Приказ № 21н определяет порядок формирования и содержание этих документов, но не устанавливает для финансового органа срок их архивного хранения. Например, действующий Порядок 21н прямо устанавливает, что КФД 0531856 формируется Федеральным казначейством/органами Федерального казначейства при проведении кассовых операций.
Следовательно, вопрос установления сроков хранения переносится на утвержденную номенклатуру дел.
| Документ |
Что это по сути |
Срок |
| Журнал операций по ОКУД 0504071 |
Регистр бюджетного учета |
как минимум 5 лет в составе учетного дела |
| Справка о свободном остатке средств бюджета КФД 0531859 |
Документ, подтверждающий кассовые операции/состояние средств |
как минимум 5 лет в составе учетного дела |
| Сводная справка по кассовым операциям КФД 0531856 |
Оправдательный/учетный документ |
как минимум 5 лет, в составе учетного дела |
| Иные документы УФК, являющиеся основанием для отражения операций |
Первичные/оправдательные документы |
5 лет |
| Ежемесячно сформированное дело с журналом и приложениями |
Комплекс учетных документов |
5 лет, если номенклатурой дел не установлен больший срок |
Кроме того, формулировка «5 лет при условии проведения проверки» означает не то, что документы можно уничтожить через пять лет в любом случае. При наличии незавершенной проверки, ревизии, спора, уголовного/административного производства либо иных оснований для продолжения хранения документы необходимо сохранять дольше.
В номенклатуре дел можно предусмотреть отдельное дело, например:
«Журналы операций по бюджетному учету с приложениями» — 5 лет, при условии проведения проверки (ревизии), при наличии незавершенной проверки, ревизии, спора, уголовного/административного производства - до минования надобности.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
