Расчеты с подотчетными лицами постепенно переходят на безналичную форму, преимущественно через банковские карты. Однако использование личных карт сотрудников, включая зарплатные, связано с рядом рисков, которые необходимо учитывать учреждениям бюджетной сферы.
Какие карты можно использовать
Перечисление подотчетных сумм допускается:
✅ на карту учреждения – безопасный вариант;
✅ на личную карту сотрудника, включая зарплатную – допустимо, но требует повышенного контроля.
Прямого запрета на использование карт сотрудников законодательство не содержит. Минфин и Казначейство допускают такой способ только для отдельных ситуаций:
➡️ расчеты по командировочным расходам;
➡️ компенсация документально подтвержденных затрат сотрудника.
Почему закупки через подотчетника – зона риска
При оплате товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения через личную карту сотрудника возникают два ключевых риска:
🔺 налоговые органы могут квалифицировать перечисленные суммы как доход физического лица;
🔺 проверяющие могут расценить использование зарплатной карты для хозяйственных операций как нарушение требований нормативных актов.
Поэтому при закупках для нужд учреждения предпочтительно перечислять средства на карту учреждения, а не сотрудника.
Если учреждение все же использует карты сотрудников
Для снижения рисков рекомендуется:
👉 Закрепить возможность использования зарплатных карт в учетной политике или ином локальном акте учреждения.
👉 Уведомлять сотрудника под расписку о назначении перечисленной суммы, ее целевом характере и сроках расходования – чтобы исключить трактовку поступления как иного дохода.
👉 Оформлять полный комплект подтверждающих документов, включая РСКП, чтобы однозначно подтвердить подотчетный характер операции.
Заключение
Использование личных карт сотрудников при расчетах с подотчетными лицами допустимо, но требует строгого документального оформления. Соблюдение указанных мер позволяет существенно снизить риск претензий со стороны контролирующих органов.
Материал подготовлен экспертами компании "СоветникПРОФ".
