Каковы требования к формированию и оформлению личных дел работников по Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77?

Личное дело работника формируется в хронологическом порядке, не должно превышать 250 листов, подшивается на четыре прокола в твердую обложку, а электронные и аудиовизуальные носители изъяются и оформляются как отдельные единицы хранения.

Обоснование

Правила, утвержденные приказом Росархива № 77, устанавливают обязательные требования к формированию и оформлению личных дел работников.

Формирование личного дела

Согласно п. 49 Правил, личные дела:

• формируются отдельно на каждого работника;

• документы располагаются в хронологическом порядке по мере поступления.

Требования к объему и подшивке

П. 51 Правил предусматривает:

• дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см;

• документы подшиваются на четыре прокола (или на три — для малоформатных дел) в твердую обложку;

• подшивка должна обеспечивать возможность чтения всех документов, включая даты, визы и резолюции.

Электронные и аудиовизуальные документы

Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов:

• изъяются из бумажного дела;

• оформляются как самостоятельные единицы хранения по правилам глав X и XII.

В листе‑заверителе и внутренней описи (если она ведется) указываются:

• архивный шифр;

• заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из бумажного дела.

Эти требования обеспечивают правильное формирование, учет и последующее архивное хранение личных дел работников.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".