Ответ и обоснование:
В данной ситуации необходимо выделить два самостоятельных факта:
- Администрация района безвозмездно передала администрации дизельное топливо (либо талоны на него) - его необходимо документально принять и оприходовать.
- Администрация израсходовала топливо в дизельных генераторах для обеспечения работы скважин и подачи воды населению - данный расход необходимо документально подтвердить и списать.
Обоснование:
1. Принятие дизельного топлива
Передача дизельного топлива (талонов) от администрации района администрации сельского поселения является безвозмездным поступлением материальных запасов в рамках межбюджетных расчетов.
В зависимости от объекта учета ГСМ (дизельное топливо) или талоны могут учитываться на счете 201 35 «Денежные документы» или 105 33 «Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения».
К денежным документам относятся оплаченные талоны на бензин и масла и т. д., оформленные на бумажном носителе. Это установлено п. 72 Порядка применения Единого плана счетов бухгалтерского учета государственных финансов, утвержденного приказом Минфина России от 30 августа 2024 г. № 121н (далее - Порядок № 121н). Денежные документы хранятся в кассе учреждения. Для их учета применяется счет 201 35.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 73 Порядка № 121н).
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям 2 на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 74 Порядка № 121н).
Аналитический учет денежных документов ведется в Карточке по их видам в разрезе ответственных лиц (лиц, ответственных за их выдачу (сохранность) (кассиров) (п. 75 Порядка № 121н).
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с записью «Фондовый».
С 2026 года казенные учреждения и органы власти ведут учет в соответствии со Стандартом «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов», утвержденным приказом Минфина России от 30 августа 2024 г. № 121н (далее - Приказ № 121н), и «Планом счетов бюджетного учета», утвержденным приказом Минфина России от 20 сентября 2024 г. № 132н (далее - Приказ № 132н), вместо Инструкций по планам счетов № 157н, 162н.
С 14 апреля 2026 г. вступил в действие приказ Минфина России от 25 декабря 2025 г. № 193н «Об утверждении Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета». В приложении к приказу приведены бухгалтерские записи по счетам Плана счетов бюджетного учета, применяемые при ведении бюджетного учета (далее - Допустимые записи Приказа № 193н).
Таким образом, принятие дизельного топлива к учету администрации сельского поселения отражается следующими проводками.
Если передается дизельное топливо (ГСМ):
Дебет КРБ 1 105 33 340
Кредит КДБ 1 401 10 191
- принято к бюджетному учету материальное запас - дизельное топливо при безвозмездном получении в рамках межбюджетных расчетов на основании полученного от администрации района первичного учетного документа (п. 1.5.7 Допустимых записей № 193н).
Для отражения безвозмездных поступлений НФА применяются статьи аналитической группы подвида доходов бюджетов 190 с детализацией на подстатьи 191 - 199 (п. 12.1.8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 24.05.2022 № 82н, далее - Порядок № 82н).
Безвозмездные неденежные поступления отражаются по соответствующим подстатьям, элементам доходов кода вида доходов бюджетов 000 2 07 10000 00 0000 190 «Безвозмездные неденежные поступления в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации» (п. 14 Порядка № 82н).
Безвозмездные неденежные поступления между учреждениями, созданными разными публично-правовыми образованиями (межбюджетные неденежные поступления), в части поступлений от получателей бюджетных средств (администраторов доходов бюджета, администраторов источников финансирования дефицита бюджета) относятся на подстатью 196 «Безвозмездные межбюджетные неденежные поступления» аналитической группы подвида доходов бюджетов (п. 12.1.8.6 Порядка № 82н).
Для оформления безвозмездной передачи материальных запасов сторонним учреждениям, организациям, физическим лицам учреждение-отправитель использует накладную на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458) (п. 64.67 приложения 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н, далее - Приказ № 61н). Указания по применению накладной (ф. 0510458) приведены в пп. 64.67 - 64.70 приложения 5 к Приказу № 61н, методические рекомендации доведены письмом Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273.
В оформляющей части накладной (ф. 0510458) содержится реквизит «Получил», в котором указываются должность, подпись и расшифровка подписи лица, получающего материальные ценности - сотрудника учреждения, контрагента-получателя или физического лица. Поэтому учреждение-получатель для принятия материалов к учету также может использовать накладную (ф. 0510458), оформленную передающей стороной. Это подтверждается п. 1.5.7 Бухгалтерских записей, согласно которому при отражении безвозмездного поступления материальных запасов применяется накладная (ф. 0510458).
Если передаются талоны на дизельное топливо (денежные документы):
Дебет КРБ 1 201 35 510
Кредит КДБ 2 07 00000 00 0000 196, 1 401 10 189
- признаны в бюджетном учете безвозмездно полученные денежные документы (талоны на дизельное топливо) по первичному учетному документу - приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) (фондовый) (п. 2.7.4 Допустимых записей Приказа № 193н).
Согласно Порядку № 209н с применением подстатьи 189 КОСГУ отражаются поступления денежных документов при реорганизации, ликвидации учреждения и иные аналогичные доходы (см. также п. 4.6.5 Руководства по применению КОСГУ, доведенного письмом Минфина России от 20.12.2021 № 02-08-10/103863, согласно которому безвозмездное получение денежных документов относится на подстатью 189 КОСГУ).
Кроме того, Инструкцией № 191н предусмотрено формирование Справок (ф. 0503125) по коду счета 1 401 10 189 для консолидации расчетов по безвозмездной передаче. В Контрольных соотношениях к показателям бюджетной отчетности в качестве кода корреспондирующего счета бюджетного учета для Справки (ф. 0503125 по коду счета 1 401 10 189) указан счет 201 35. Информация о применении КОСГУ 189 при безвозмездном поступлении денежных документов также содержится в Таблице соответствия АнКВД и КОСГУ для отражения безвозмездных неденежных поступлений в части применения увязки АнКВД 192 - 197 и подстатьи 189 КОСГУ при поступлении денежных документов от организаций бюджетной сферы.
Обращаем внимание, что в соответствии с подп. 2 п. 11 Приказа № 132н для счета 201 35 000 КПС (КРБ) формируется следующим образом:
- в 1 - 4 разрядах - раздел, подраздел расходов;
- в 5 - 17 разрядах номера счета отражаются нули.
Для оформления межбюджетных расчетов по приемке-передаче активов составляется извещение (ф. 0504805) в двух экземплярах - по одному экземпляру для передающей и принимающей стороны. Учреждение при получении извещения (ф. 0504805) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих факт приемки-передачи материалов, заполняет извещение в своей части реквизитов и направляет второй экземпляр передающей стороне. Методические указания по применению извещения (ф. 0504805) приведены в приложении 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Для определения взаимосвязанных показателей, подлежащих исключению при формировании главным распорядителем, распорядителем бюджетных средств, финансовым органом консолидированных форм бюджетной отчетности, формируется справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125). Порядок ее составления установлен пп. 23 - 42 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28.12.2010 № 191н.
2. Списание дизельного топлива
Если администрация района передала администрации поселения денежные документы - талоны на дизельное топливо, талоны выдаются ответственному лицу (оператору генератора, водителю топливозаправщика) под отчет:
Дебет КРБ 1 208 34 567
Кредит КРБ 1 205 35 610
- выданы из кассы денежные документы учреждения подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) (фондовый) (п. 2.7.11 Допустимых записей Приказа № 193н).
Дебет КРБ 1 105 33 340
Кредит КРБ 1 208 34 667
- приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем Отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) и документам, прилагаемым к Отчету, в части материальных запасов (п. 2.13.2.1 Допустимых записей Приказа № 193н).
Распоряжением администрации необходимо определить материально ответственное лицо (МОЛ), отвечающее за эксплуатацию генератора и ведение журнала его работы, а также МОЛ, ответственное за учет, контроль и списание ГСМ. Указанные МОЛ будут подписывать соответствующие документы по использованию генераторов и списанию ГСМ.
В распорядительном документе также рекомендуется предусмотреть:
- наименование генератора;
- его мощность;
- место установки;
- норматив расхода топлива в литрах за моточас либо иной технически обоснованный норматив;
- цель использования, например: «обеспечение работы скважины и подачи воды населению в период аварийного отключения электроснабжения».
Поскольку нормами расхода топлив и смазочных материалов, применяемыми на автомобильном транспорте и утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, в данной ситуации учреждение руководствоваться не может, нормы расхода ГСМ для используемой техники учреждение вправе разработать самостоятельно и утвердить приказом (распоряжением) руководителя.
Основанием для издания такого приказа и подтверждением экономической обоснованности применения установленных норм могут служить:
- техническая документация завода-изготовителя;
- результаты испытаний и контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения по поступлению и выбытию НФА, при которых определяется фактический расход ГСМ, например за один час непрерывной работы (моточас).
Списание топлива производится по факту его использования на основании первичных документов.
Для списания материальных запасов используется Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460), оформленный на основании документов, подтверждающих расход топлива. В акте указывается фактический расход топлива, подтвержденный данными о времени работы генератора (моточасах). Акт оформляется с учетом решения комиссии о списании и является основанием для отражения выбытия материальных запасов в бухгалтерском учете.
Унифицированная форма документа для обоснованного списания топлива в Приказах № 52н и № 61н отсутствует. Поэтому форму такого документа, периодичность его составления и сроки представления в бухгалтерию следует закрепить в учетной политике учреждения.
К документу, подтверждающему обоснованность списания топлива, желательно прилагать:
- журнал работы дизельного генератора;
- документы о возникновении аварийной ситуации/ЧС;
- распоряжение руководителя о включении генератора;
- при наличии - документы аварийной службы, МЧС, энергоснабжающей организации и т. п.
Таким образом, порядок списания ГСМ и форма неунифицированного документа, используемого для подтверждения расхода топлива, должны быть закреплены в учетной политике учреждения.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
