Как правильно оформить и оплатить работу водителя автобуса, который не состоит в штате спортивной школы?

Оптимальный вариант — договор фрахтования с организацией, которой принадлежит автобус. Оформлять поездку как командировку нельзя. Договор ГПХ с водителем допустим только как крайняя мера.

Обоснование

1. Командировка невозможна

Направлять в командировку можно только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем. Водитель другой школы не является вашим работником, поэтому оформление его выезда как командировки неправомерно.

2. Договор фрахтования (рекомендуемый вариант)

Школа-фрахтователь арендует автобус с экипажем у школы-владельца. Особенности:

• договор заключается между двумя организациями;

• отдельные документы с водителем не оформляются;

• оплата производится школе-владельцу;

• водитель получает зарплату и возможные командировочные у своего работодателя;

• все риски (медосмотры, режим труда, страховые взносы) несет организация-владелец;

• в договоре фиксируются маршрут, даты, время, количество пассажиров, обязанности фрахтовщика по обеспечению безопасности.

Этот вариант полностью соответствует Правилам организованной перевозки групп детей и является наиболее безопасным юридически.

3. Договор ГПХ с водителем (только при отсутствии возможности заключить фрахтование)

Заключается с водителем как с физическим лицом или ИП. Особенности:

• оплата по акту выполненных работ;

• заказчик удерживает и перечисляет НДФЛ и страховые взносы;

• нельзя указывать должность «водитель», устанавливать график, подчинение внутренним правилам;

• формулировки должны быть нейтральными: «оказание услуг по управлению транспортным средством», «услуги по перевозке пассажиров»;

• высокий риск переквалификации в трудовые отношения и последующих налоговых претензий.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".