Для работников администрации, не являющихся муниципальными служащими, законодательство не устанавливает обязанность по формированию и ведению личных дел. Работодатель вправе самостоятельно определить необходимость ведения личных дел и перечень включаемых в них документов.
При этом документы, содержащие персональные данные работников, могут храниться только при соблюдении требований законодательства о персональных данных. Состав личного дела должен соответствовать целям обработки персональных данных и не содержать избыточной информации.
Обоснование:
Трудовое законодательство не содержит требований об обязательном формировании и ведении личных дел работников. Вместе с тем такая обязанность предусмотрена для отдельных категорий работников, в частности муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации») и государственных гражданских служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Поскольку работники администрации, о которых идет речь в вопросе, не относятся к категории муниципальных служащих, решение о ведении их личных дел принимается работодателем самостоятельно. Аналогичной позиции придерживаются специалисты Роструда.
Согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу, является персональными данными.
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Федеральный закон № 152-ФЗ не содержат прямого запрета на копирование и хранение работодателем документов, представляемых работником при приеме на работу или в период трудовой деятельности. Однако обработка сведений, содержащихся в таких документах, должна осуществляться с соблюдением требований законодательства о персональных данных.
Статья 86 ТК РФ предусматривает, что работодатель вправе обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательства, содействия работнику в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, а также обеспечения сохранности имущества.
В силу ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. При этом в соответствии с чч. 2 и 5 ст. 5 указанного закона содержание и объем обрабатываемых персональных данных не должны быть избыточными по отношению к целям их обработки.
Для законного хранения копий документов работников работодателю необходимо обеспечить следующие условия:
- получить согласие работника на обработку и хранение персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;
- заранее определить конкретные и законные цели хранения персональных данных;
- обеспечить соответствие объема хранимых данных заявленным целям обработки;
- не допускать обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора.
Судебная практика показывает, что хранение копий отдельных документов работников, в том числе паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и иных документов, может быть признано неправомерным, если работодатель не может обосновать необходимость такого хранения для достижения конкретных целей обработки персональных данных.
Если соответствующие цели отсутствуют либо хранение копий документов является избыточным, работодателю следует вернуть документы работнику или уничтожить их в порядке, предусмотренном ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Поскольку обязательный состав личного дела работников, не являющихся муниципальными служащими, законодательством не установлен, работодатель вправе определить его самостоятельно. На практике личное дело обычно формируется начиная с документов о приеме на работу, в том числе трудового договора и приказа о приеме, и может включать документы, связанные с трудовой деятельностью работника: приказы о переводах, отпусках, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и другие кадровые документы. Завершается личное дело документами об увольнении работника.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
