Ответ и обоснование:
Законодательство РФ не устанавливает обязательного требования вести личные дела всех работников организации, в том числе сотрудников образовательных учреждений. Работодатель самостоятельно определяет необходимость ведения личных дел, а также порядок их формирования, ведения и хранения и закрепляет эти правила в локальном нормативном акте, например в Положении о порядке ведения личных дел работников.
Обоснование
Личное дело, как правило, формируется после издания приказа о приеме работника на работу.
В личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работника и сведения, связанные с его трудовой деятельностью, в частности:
- копии документов, предъявленных при приеме на работу (паспорта, документов об образовании, документов воинского учета и др.);
- копии приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении);
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- аттестационные листы и документы о повышении квалификации.
Составление внутренней описи документов не является обязательным требованием закона, однако рекомендуется для систематизации и учета документов в личном деле.
Обложкой личного дела служит папка, на которой указываются сведения о работнике. Датой начала дела является дата приказа о приеме на работу, датой окончания — дата приказа об увольнении.
Личные дела рекомендуется регистрировать в журнале учета личных дел с присвоением им порядковых номеров. Номер может указываться на обложке дела.
Работник кадровой службы должен своевременно приобщать к личному делу документы, отражающие изменения в биографических данных работника или его служебном положении. Вносить изменения в документы, уже находящиеся в личном деле, со слов работника не допускается.
Сведения, содержащиеся в личных делах, относятся к конфиденциальной информации. Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников от неправомерного доступа.
Доступ к личным делам предоставляется только уполномоченным лицам, например руководителю организации и работникам кадровой службы. Работник вправе ознакомиться с материалами своего личного дела.
Срок хранения личных дел уволенных работников составляет 50/75 лет. По истечении целей обработки персональных данных, в частности после увольнения работника, копии документов, содержащие персональные данные, могут подлежать уничтожению в соответствии с внутренними регламентами организации.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
