Какие документы необходимо оформить для возмещения главе администрации поселения расходов на приобретение бензина за счет собственных средств?

Для возмещения главе администрации поселения расходов на приобретение бензина за счет собственных средств необходимо оформить Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) и Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), а также приложить к Отчету документы, подтверждающие приобретение и оплату бензина.

Если бензин уже был приобретен без предварительного оформления Заявки-обоснования, такой документ необходимо оформить не позднее даты составления Отчета о расходах (ф. 0504520). При этом следует подтвердить сам факт приобретения бензина, его оплату и использование в интересах учреждения.

Обоснование:

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пунктом 20 СГС «Концептуальные основы» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Согласно действующему законодательству первичные (сводные) учетные документы и регистры бухгалтерского учета принимаются к бухгалтерскому (бюджетному) учету организациями бюджетной сферы, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным в соответствии с бюджетным законодательством РФ (пп. 25, 28 Стандарта «Концептуальные основы», ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, а также методические указания по их применению утверждены приказами Минфина России от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н.

При приобретении товаров, работ, услуг через подотчетное лицо для отражения расчетов предусмотрены следующие электронные первичные учетные документы:

• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) — применяется с 01.01.2024 (п. 2 приказа Минфина России от 28.06.2022 № 100н);
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) — применяется с 01.01.2021 (п. 2 приказа Минфина России от 15.06.2020 № 103н).

На бумажном носителе Заявка-обоснование (ф. 0510521) может оформляться, если (п. 6 Методических указаний № 61н):

• отсутствует организационно-техническая возможность формировать и хранить документ в электронном виде;
• федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование составлять (хранить) документ исключительно на бумажном носителе.

Унифицированная форма Заявки-обоснования (ф. 0510521) утверждена приказом № 61н. Случаи ее обязательного оформления определены Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, утвержденными приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н. Методические рекомендации по применению Заявки-обоснования (ф. 0510521) доведены письмом Минфина России от 30.07.2024 № 02-06-06/70843.

Заявкой-обоснованием (ф. 0510521) оформляется решение:

• о закупке товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) для хозяйственных нужд учреждения;
• о закупке товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) для обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями, за исключением закупок, сведения о которых составляют государственную тайну;
• о выдаче денежных документов, например талонов на бензин, почтовых марок, подотчетному лицу.

Заявка-обоснование (ф. 0510521) является документом-основанием для принятия обязательств и бюджетных обязательств. Если Заявкой-обоснованием предусмотрена выдача аванса работнику (подотчетному лицу), такой документ является также основанием для принятия денежных обязательств.

Заявку-обоснование (ф. 0510521) формируют на основании плана-графика закупок товаров, работ, услуг или положения о закупках.

Содержательная часть Заявки-обоснования (ф. 0510521) состоит из двух разделов.

В разделе 1 «Расчет (обоснование) размера аванса» указываются код и наименование объекта (предмета) закупки или денежного документа, индивидуальные характеристики (при необходимости), код по БК и код КОСГУ, финансовый год закупки, единица измерения, количество и стоимость товара, работы, услуги (стоимостной эквивалент денежных документов).

Информация, указанная в разделе 1 Заявки-обоснования (ф. 0510521), должна соответствовать показателям подраздела 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема» раздела 1 Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Отклонения возможны только в сторону уменьшения количества и стоимости закупаемых товаров, работ, услуг, отраженных в Отчете о расходах (ф. 0504520).

В разделе «Справочно. Сведения о малой закупке» отражается информация о закупке малого объема. «Идентификационный код закупки» формируется в соответствии с порядком формирования идентификационного кода закупки, утвержденным приказом Минфина России от 10.04.2019 № 55н.

В графе 5 указывается способ закупки:

• «электронно» — при закупках с использованием ЕИС в сфере закупок или иных информационных ресурсов в сфере закупок, например ЕАТ, региональной или муниципальной информационной системы в сфере закупок;
• «не электронно» — при закупках без использования ЕИС в сфере закупок или иных информационных ресурсов в сфере закупок.

При выдаче подотчетному лицу денежных документов раздел «СПРАВОЧНО. Сведения о малой закупке» не заполняется.

В разделе 2 «Решение об исполнении денежных обязательств через подотчетное лицо» указываются сведения о расходах, на которые выдается аванс, ФИО подотчетного лица, способ выдачи денежных средств — «в наличной форме», «в безналичной форме», «денежные документы», сумма денежных средств (стоимостной эквивалент денежных документов) и срок, на который выдается аванс.

Если в строке «Способ выдачи денежных средств подотчетному лицу» раздела 2 Заявки на закупку (ф. 0510521) указано значение «в безналичной форме», заполняется строка «Реквизиты для перечисления денежных средств».

Согласование расходов подотчетного лица за счет личных средств с последующей компенсацией может быть обеспечено путем указания формулировки «Расходы за счет подотчетного лица с последующим возмещением» в реквизитах графы 11 раздела 1. В этом случае в разделе 2 Заявки на закупку (ф. 0510521) строки «Способ выдачи денежных средств подотчетному лицу», «Сумма» и «Срок выдачи, дн.» могут не заполняться. Также в строке «Способ выдачи денежных средств подотчетному лицу» может быть указано значение «Возмещение по факту в наличной / безналичной форме».

В строке «Сумма (стоимостной эквивалент)» раздела 2 Заявки на закупку (ф. 0510521) указывается сумма денежных средств, подлежащая выдаче подотчетному лицу, либо стоимостной эквивалент денежных документов, выдаваемых подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг.

Заявку-обоснование (ф. 0510521) подписывают простой ЭП:

• ответственное лицо контрактной службы (контрактный управляющий) или ответственное лицо комиссии по осуществлению закупок;
• ответственное лицо финансово-экономического подразделения — в части финансовой информации;
• работник (подотчетное лицо);
• руководитель структурного подразделения, в котором работает работник (подотчетное лицо);
• лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, — в части справочной информации о ранее выданных суммах аванса.

Заявку-обоснование (ф. 0510521) утверждает руководитель учреждения, которое производит закупку товаров, работ, услуг, и подписывает ее ЭЦП.

На основании Заявки-обоснования (ф. 0510521) формируется Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Отчет о расходах (ф. 0504520) применяется для отражения операций по кредиту счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в части произведенных подотчетным лицом расходов от своего имени.

Кроме того, Отчет о расходах является основанием для корректировки при необходимости ранее принятых обязательств (бюджетных обязательств / обязательств учреждения, денежных обязательств), а также принятия денежных обязательств, если они не возникли по документу-основанию, учитываемых на соответствующих 500-х счетах «Санкционирование расходов»:

• 0 502 01 000 «Принятые обязательства»;
• 0 502 02 000 «Принятые денежные обязательства».

Отчет о расходах (ф. 0504520) формируется:

• при направлении сотрудника (подотчетного лица) в командировку как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранного государства;
• при возникновении обязанности осуществить расходы по компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также членам их семей;
• при осуществлении закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) применяется всеми типами организаций бюджетной сферы с 01.01.2021. Его следует использовать и при отсутствии электронного документооборота — на бумаге.

Отчет о расходах (ф. 0504520) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам и денежным документам, в том числе когда подотчетному лицу аванс предварительно не выдавался. Отчет содержит информацию о расходовании не только денежных средств, но и денежных документов, выданных подотчетному лицу.

Отчет о расходах (ф. 0504520) в своей части заполняется непосредственно подотчетным лицом. В исключительных случаях документ может быть оформлен уполномоченным лицом (иным сотрудником учреждения) в связи с форс-мажорными обстоятельствами, например по причине смерти командированного работника.

Отчет о расходах формируется на основании документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу — аванса либо возмещения фактических расходов, в частности Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

Если закупка товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения была произведена сотрудником без предварительного оформления Заявки на закупку (ф. 0510521), для обеспечения внутреннего контроля за соблюдением целевого и эффективного расходования средств в пределах утвержденных бюджетных/плановых назначений и соблюдением законодательства, в том числе в сфере закупок, соответствующий документ-основание следует оформить не позднее даты составления Отчета о расходах (ф. 0504520).

Это также необходимо для соблюдения порядка формирования Отчета о расходах (ф. 0504520), который согласно Методическим указаниям заполняется подотчетным лицом (уполномоченным лицом) на основании документа-основания, в соответствии с которым принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу.

Обязательные требования к заполнению Отчета (ф. 0504520) установлены Методическими указаниями.

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) содержит следующие разделы:

1. Авансовый отчет.
2. Отчет о выполненной работе в командировке.
3. Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов.
4. Обязательства.

К Отчету подотчетного лица прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Количество документов указывается в разделе «Уведомление о поступлении отчета на проверку», а также в строке «Приложение: __ документов на __ листах» Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Документы, представленные подотчетным лицом, должны подтверждать:

• получение материальных запасов от поставщика;
• оплату материальных запасов.

В разделе 1 «Авансовый отчет» группируется информация о расходах по командировке (по компенсационным расходам) и расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема. В обоих подразделах предусмотрены строки «Приложение», в которых подотчетным лицом указываются количество документов, подтверждающих произведенные расходы, и количество листов принимаемых документов.

Сведения о расходах денежных документов, полученных подотчетным лицом на основании Заявки-обоснования (ф. 0510521) в целях приобретения товаров, услуг, оформляются в подразделе 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема» Отчета (ф. 0504520).

Информация, указанная в подразделе 1.2 раздела 1 Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), должна соответствовать показателям раздела 1 Заявки-обоснования (ф. 0510521). Отклонения возможны только в сторону уменьшения количества и стоимости закупаемых товаров, работ, услуг, отраженных в Отчете о расходах.

Если расходы на закупку товаров, работ, услуг малого объема осуществлены в большем размере, чем было согласовано, подотчетному лицу необходимо оформить новую Заявку на закупку (ф. 0510521) — корректирующий документ с указанием на ранее оформленный документ.

В разделе 2 «Отчет о выполненной работе в командировке» работник (подотчетное лицо) указывает цель служебной командировки в соответствии с принятым решением о командировании и результаты выполненной работы.

Если фактические расходы подотчетного лица в командировке либо при проезде в отпуск и обратно, провозе багажа отличаются от расходов, предусмотренных решением о командировании или компенсации, подотчетное лицо заполняет раздел 3 «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов».

Отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом при проезде в отпуск и обратно, провозе багажа, от расходов, предусмотренных в Решении о компенсации (ф. 0504517), допускаются только в пределах норматива, установленного в соответствии с законодательством РФ на указанные расходы.

В разделе 4 «Обязательства» отражается информация о принятых расходах подотчетного лица, а также информация о корректировке денежных обязательств, ранее принятых в соответствии с решениями о командировании и решением о компенсации (ф. 0504517).

Если решение о выдаче денежных средств под отчет принято в соответствии с Заявкой-обоснованием (ф. 0510521), в Отчете (ф. 0504520) заполняется подраздел 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема», а разделы 2, 3 и 4 Отчета не формируются.

Отчет о расходах (ф. 0504520) применяется также в случаях, когда подотчетному лицу аванс предварительно не выдавался.

Приобретение сотрудниками имущества в интересах организации бюджетной сферы за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. При этом при осуществлении закупки должны быть соблюдены требования действующего законодательства, а операция должна отвечать принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.

Во избежание отказа в возмещении расходов сотруднику следует предварительно согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств. Не согласованные расходы на нужды учреждения работодатель может не возместить (см. определения Верховного Суда Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу № 33-5422/2019, Московского городского суда от 12.02.2019 по делу № 33-5629/2019).

Именно для согласования закупок товаров, работ, услуг предназначена Заявка на закупку (ф. 0510521).

Согласование расходов подотчетного лица за счет личных средств с последующей компенсацией может быть обеспечено путем указания формулировки «Расходы за счет подотчетного лица с последующим возмещением» в реквизитах:

• «Способ обеспечения» документов Решения о командировании (ф. 0504512, 0504515), Изменения Решения о командировании (ф. 0504513, 0504516);
• «Способ обеспечения» Решения о компенсации (ф. 0504517);
• графы 11 раздела 1 Заявки на закупку (ф. 0510521). В этом случае в разделе 2 Заявки на закупку строки «Способ выдачи денежных средств подотчетному лицу», «Сумма» и «Срок выдачи, дн.» могут не заполняться.

Законодательство не устанавливает конкретных сроков предоставления Отчета (ф. 0504520) и сопутствующих документов в ситуации, когда сотрудник осуществляет расходы в интересах учреждения без предварительной выдачи ему денежных средств. Поэтому срок предоставления Отчета (ф. 0504520) вместе с прилагаемыми документами в этом случае определяется в учетной политике или ином локальном документе.

Также в учетной политике учреждения (графике/правилах документооборота) устанавливаются сроки, в течение которых осуществляются:

• проверка Отчета (ф. 0504520);
• утверждение Отчета (ф. 0504520);
• окончательный расчет с подотчетным лицом.

Отчет (ф. 0504520) в виде электронного документа подписывается простыми электронными подписями:

• подотчетного лица;
• ответственного лица учреждения, ответственного за принятие документов-оснований и проверку их соответствия прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате, в котором работает работник (подотчетное лицо);
• руководителя структурного подразделения;
• руководителя финансово-экономического подразделения.

Руководитель учреждения утверждает Отчет (ф. 0504520) и подписывает его ЭЦП.

При предоставлении Отчета на бумажном носителе он подписывается собственноручно всеми указанными сотрудниками.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".