Ответ и обоснование:
Да, просроченную дебиторскую задолженность по возмещению коммунальных услуг необходимо отражать в бюджетном учете и отчетности, несмотря на отсутствие подписанного арендатором акта выполненных работ. Отсутствие финансирования у арендатора и задержка подписания документов не являются основанием для неотражения фактически возникших расчетов.
Доход и дебиторская задолженность отражаются на основании документов, подтверждающих оказание коммунальных услуг и расчет подлежащей возмещению суммы. Если арендатор уклоняется от подписания акта без мотивированного отказа, возможно оформление одностороннего акта с соответствующей отметкой. Просрочка определяется по установленному договором сроку оплаты. Задолженность следует показать в Сведениях (ф. 0503169), направить арендатору претензию и предложить сверку расчетов.
Обоснование:
Согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета для организаций государственного сектора, в частности СГС «Концептуальные основы», факты хозяйственной жизни отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от даты подписания документов контрагентом. При ежемесячном начислении платы за коммунальные услуги на основании показаний приборов учета либо расчетных данных и выставлении счетов возникает основание для признания дохода и дебиторской задолженности.
Если арендатор не подписывает акт выполненных работ и не направляет мотивированный отказ, арендодатель вправе оформить акт в одностороннем порядке с отметкой об отказе от подписания либо о невозврате документа. К нему следует приложить расчеты возмещения коммунальных услуг и счета ресурсоснабжающих организаций за соответствующий период. Такие документы служат основанием для отражения дохода и задолженности в учете.
Момент возникновения просроченной задолженности определяется условиями договора о сроке оплаты. Например, если оплата предусмотрена в течение пяти дней после выставления счета, просрочка возникает с шестого дня после направления счета и акта, даже если арендатор не подписал акт. Отсутствие у федерального казенного учреждения финансирования не изменяет установленный договором срок исполнения обязательства.
Администрации рекомендуется повторно направить арендатору счета и акты, например ценным письмом с описью вложения либо через систему электронного документооборота, а также направить претензию или официальное уведомление о просроченной задолженности. Это позволит подтвердить направление документов и обозначить наличие неисполненного обязательства перед арендатором, который может обратиться к вышестоящему главному распорядителю бюджетных средств по вопросу финансирования.
При составлении квартальной или годовой отчетности задолженность необходимо отразить в составе просроченной дебиторской задолженности в Сведениях (ф. 0503169). В качестве причины ее образования может быть указано отсутствие или задержка финансирования (лимитов бюджетных обязательств) у контрагента — федерального казенного учреждения.
Кроме того, администрации следует направить арендатору акт сверки взаимных расчетов. Даже при отсутствии подписи контрагента подтверждающими документами остаются договор, счета ресурсоснабжающих организаций, расчеты распределения коммунальных расходов, выставленные счета и документы об их направлении. Отсутствие подписанного акта сверки само по себе не препятствует отражению задолженности при наличии указанных оснований.
Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании "СоветникПРОФ".
