Обязан ли работодатель хранить в личных делах работников копии приказов о предоставлении ежегодных отпусков?

Работодатель не обязан хранить копии приказов о ежегодных отпусках в личных делах работников, если иное не установлено внутренними локальными нормативными актами.

Обоснование:
Трудовое законодательство не содержит обязательных требований к ведению личных дел работников (за исключением отдельных категорий, например, муниципальных служащих).

Ведение личных дел в отношении обычных работников – право, а не обязанность работодателя. Соответственно, и перечень документов, включаемых в личное дело, определяется работодателем самостоятельно с учетом требований по защите персональных данных.

Согласно ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, обязательное ведение личных дел предусмотрено только для муниципальных служащих, где в личное дело включаются все документы, связанные с прохождением службы, включая отпускные приказы.

Для иных работников трудовым законодательством не установлено обязательное приобщение приказов о предоставлении отпусков к личному делу. Эти приказы составляются в рамках кадрового документооборота и подлежат хранению в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.

Согласно Перечню, приказы по личному составу (в том числе о предоставлении отпусков) подлежат хранению 5 лет, но не обязательно в составе личного дела.

Таким образом, если в организации личные дела ведутся, приказ о предоставлении отпуска может храниться в общем архиве кадровых приказов и не обязан включаться в личное дело. Это решение остается за работодателем и может быть зафиксировано в локальных нормативных актах.

Ответ подготовлен экспертами службы правового консалтинга компании «СоветникПРОФ».